LA NORMATIVIDAD Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS

Haz clic en el enlace del AGN: LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS y revisa lo referente a la recepción, distribución y tramite.

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PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

La recepción, distribución y tramite son procesos esenciales en el Programa de Gestión Documental.

RECEPCIÓN

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del tramite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

- Definición de medios de recepción
-Recibo de documentos oficiales
-Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
-Constancia de recibo
-Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
-Asignación consecutivo de envios


ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

-Asignación de consecutivo, fecha y hora
-Impresión de rótulo de radicación
-Relación entre los documentos recibidos y enviados
-Registro impreso de planillas de radicación y control
-Elaboración de estadísticas